Bogføringsloven og digital bogføring for freelancere (2026)

Hvad bogføringsloven kræver af alle

Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) gælder for alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark — også en enkeltmandsvirksomhed med tre kunder og en bærbar. Pligten består af to dele: du skal registrere dine transaktioner, og du skal opbevare dit regnskabsmateriale.

Opbevaringskravet står i § 12: regnskabsmaterialet skal opbevares betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder fakturaer, kvitteringer, kontoudtog og alt andet, der dokumenterer, hvad der er sket i din virksomhed. Fem år, ikke tre — og ikke fra fakturadatoen, men fra regnskabsårets udgang.

Har du enten pligt til at aflægge årsrapport eller en nettoomsætning over 300.000 kr. i to år i træk, skal du derudover ifølge § 6 have en skriftlig procedurebeskrivelse: hvordan sikrer du, at alle transaktioner løbende bliver registreret, og at bilagene bliver opbevaret forsvarligt. Det behøver ikke være langt. Det skal bare findes.

Kravet om et digitalt bogføringssystem — hvem og hvornår

Det nye i loven er § 16: omfattede virksomheder skal registrere transaktionerne og opbevare bilagene i et digitalt bogføringssystem. Kravet blev sat i kraft i etaper efter selskabsform og størrelse.

For personligt ejede virksomheder — enkeltmandsvirksomheder, I/S'er, foreninger og andre, der ikke aflægger årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1 — kom turen med bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025. Den satte § 16 i kraft den 1. januar 2026, for førstkommende regnskabsår, for virksomheder hvor »nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr.«

To detaljer, der ofte bliver læst forkert:

• Grænsen ser bagud, ikke fremad. Erhvervsstyrelsen skriver, at eksisterende virksomheder skal opgøre nettoomsætningen i de to indkomstår umiddelbart før 1. januar 2026 — for langt de fleste kalenderårene 2024 og 2025. Du skal altså ikke vente to år efter 2026, før kravet gælder.
• Det starter ved et regnskabsår, ikke midt i et. Har du forskudt indkomstår, gælder kravet fra begyndelsen af dit førstkommende regnskabsår.

Er din virksomhed så ny, at du ikke har afsluttet to indkomstår pr. 1. januar 2026, indtræder kravet tidligst fra starten af dit tredje indkomstår. Årene behøver ikke være fulde: startede du 1. marts 2024, tæller perioden 1. marts–31. december 2024 som første indkomstår.

Sådan regnes de 300.000 kr.

Nettoomsætning betyder her det samme som i årsregnskabsloven: salgsværdien af dine varer og ydelser, fratrukket prisnedslag, moms og anden skat, der er direkte knyttet til salgsbeløbet. Det er den faktiske omsætning, der tæller — ikke en budgetteret, og ikke en omregnet til 12 måneder.

Begge år skal hver for sig overstige 300.000 kr. Der modregnes ikke på tværs af årene. Erhvervsstyrelsens eget eksempel:

Det virker også den anden vej: falder omsætningen under 300.000 kr. i ét indkomstår, er du det efterfølgende år ikke længere omfattet, og pligten indtræder først igen, når grænsen er passeret to år i træk. I praksis forventer Erhvervsstyrelsen dog ikke, at nogen skifter tilbage — når man først bogfører digitalt, bliver man som regel ved.

Er du under grænsen? Gør det her

Du er ikke forpligtet til at købe et bogføringssystem. Du er stadig bogføringspligtig, men du må registrere og opbevare, som det passer dig — et regneark og en mappe med PDF'er er lovligt, så længe materialet er komplet, ikke kan forvanskes, og bliver i 5 år.

Det, der er værd at gøre alligevel:

• Hold dine fakturaer i én nummerserie fra dag ét. Nummerserier, der starter forfra, er svære at rydde op i bagefter.
• Gem både din udgående faktura og kundens betalingsdokumentation samme sted.
• Hold øje med omsætningen løbende. Passerer du 300.000 kr. to år i træk, indtræder kravet automatisk — der kommer ikke et brev først.

Er du over grænsen? Gør det her

Så skal transaktionerne registreres og bilagene opbevares i et digitalt bogføringssystem. Loven giver dig to veje (§ 16, stk. 2): systemet skal enten være registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller — hvis det ikke er registreret — leve op til de tekniske krav i § 16 og de bekendtgørelser, der er udstedt i medfør af loven, blandt andet om it-sikkerhed og sikkerhedskopi.

De fleste freelancere vælger et registreret standardsystem, fordi ansvaret for at overholde kravene så ligger hos udbyderen. Du kan også lade en ekstern bogholder køre bogføringen i sit eget digitale system — pligten kan opfyldes den vej, men ansvaret kan du ikke lægge fra dig. Det er stadig dig, der hæfter over for Erhvervsstyrelsen.

Overholder du ikke kravet, giver Erhvervsstyrelsen først et påbud med frist. Efterlever du påbuddet, sker der ikke mere. Er der tale om væsentlig og vedvarende overskridelse, kan sagen ende med bøde.

Hvad det betyder for dine fakturaer

Fakturareglerne kommer ikke fra bogføringsloven, men fra momsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 1435 af 29. november 2023). § 58 lister, hvad en faktura skal indeholde — blandt andet »fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen«, udstedelsesdato, sælgers registreringsnummer, begge parters navn og adresse, art og mængde af det leverede, afgiftsgrundlaget, momssatsen og momsbeløbet.

De to regelsæt griber ind i hinanden på ét praktisk punkt: kravet om digital opbevaring af bilag rammer ifølge Erhvervsstyrelsen egentlige købs- og salgsfakturaer mellem erhvervsdrivende, hvor der på fakturaen fremgår dato, leveringstekst, beløb, moms, betalingsoplysninger og oplysninger om køber og sælger med navn, adresse og CVR-nummer. Er du omfattet af § 16, skal netop de fakturaer altså ligge i det digitale system — ikke bare i din mailboks.

Er du i tvivl om momsdelen — hvornår du skal momsregistreres, og hvad du gør, hvis du ikke skal — har vi en separat gennemgang i faktura uden moms.

Hvor PennaPay passer ind

Lad os være præcise: PennaPay er ikke et bogføringssystem. Vi registrerer ikke dine transaktioner, og vi er ikke registreret hos Erhvervsstyrelsen som digitalt standard bogføringssystem. PennaPay er fakturadelen — der hvor regningen bliver lavet, sendt og betalt, før tallene går videre til dit regnskab.

Det, der er relevant i forhold til loven:

• Fortløbende fakturanumre automatisk. Hver faktura får sit nummer i en ubrudt serie, når den udstedes, og nummeret kan ikke ændres bagefter.
• Lovpligtige felter på fakturaen. Skabelonerne indeholder de oplysninger, momsbekendtgørelsens § 58 kræver, så du ikke skal huske listen udenad.
• CSV/PDF-eksport med Billy-integration. Du får dine fakturaer ud i et format, dit bogføringssystem kan tage imod — eller sendt direkte, hvis du bruger Billy.
• Gratis at bruge. Den gratis plan giver 5 gemte fakturaer på kontoen og kræver ikke kort. CVR- og momsfeltet er valgfrit ved oprettelse, så du kan komme i gang, før papirarbejdet er på plads.
• 15 skabeloner, betalingsoplysninger til bankoverførsel og MobilePay på hvert fakturalink, og data hostet i EU under GDPR.

Ligger du under 300.000 kr., kan PennaPay plus en mappe med bilag være hele din opsætning. Ligger du over, klarer PennaPay stadig faktura, betaling og eksport — men selve bogføringen skal ske i et registreret digitalt bogføringssystem, fx Billy. PennaPay er ikke et bogføringssystem; det er forsiden, der leverer rene tal videre til dit.

Kilder

• Lov nr. 700 af 24. maj 2022 om bogføring — § 6 (procedurebeskrivelse), § 12 (5 års opbevaring), § 16 (krav om digitalt bogføringssystem og 300.000 kr.-grænsen), § 34 (ikrafttrædelse).
• Bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025 om ikrafttræden af pligten til digital bogføring for virksomheder uden årsrapportpligt — i kraft 1. januar 2026.
• Erhvervsstyrelsen: Vejledning om bogføringsloven (inkl. bilag A om opgørelse af nettoomsætningen) — indkomstårene 2024 og 2025, beregningseksempler, kontrol og reaktioner.
• Bekendtgørelse nr. 1435 af 29. november 2023 om merværdiafgift (momsbekendtgørelsen) — § 58 om fakturaens indhold.