EAN-faktura — fakturering til danske offentlige institutioner

Hvad er et EAN-nummer?

EAN står for European Article Number. Ved fakturarouting fungerer det som et GLN — et Global Location Number under GS1-standarden. I Danmark har alle offentlige institutioner et 13-cifret EAN/GLN-lokationsnummer, der bruges til at rute elektroniske fakturaer til den korrekte afdeling eller omkostningscenter.

Siden 2005 har alle danske offentlige institutioner i henhold til loven (lov om offentlige betalinger m.v.) været forpligtede til at modtage fakturaer elektronisk. En papirfaktura — eller en PDF sendt pr. e-mail uden den korrekte reference — afvises typisk.

Hvor finder du EAN-nummeret?

Din offentlige kunde oplyser dig om sit EAN-nummer, når de bestiller dit arbejde. Det er deres ansvar at oplyse det. Har du det ikke, spørg din kontaktperson ved institutionen — de kan slå det op internt. Du kan også søge i det offentlige EAN-register på Erhvervsstyrelsens NEMHANDEL-portal.

Hvad skal en EAN-faktura indeholde?

Ud over de sædvanlige danske fakturakrav skal en faktura til den offentlige sektor typisk indeholde:

• Købers 13-cifrede EAN/GLN-nummer
• Dit CVR-nummer
• Et ordrenummer eller reference oplyst af den offentlige institution (rekvisitionsnummer / bestillingsnummer)
• En leveringsdato
• Detaljerede linjespecifikationer (hvad blev leveret, antal, enhedspris)
• Momsopgørelse (25% standardsats, medmindre din ydelse er § 13-fritaget)

EAN-fakturering og Peppol-netværket

Mange danske offentlige institutioner modtager nu fakturaer via Peppol-netværket — en EU-dækkende sikker e-faktureringsinfrastruktur. Afsendelse via Peppol kræver en adgangspunktsudbyder (en akkrediteret tjeneste, der konverterer din faktura til et standardiseret XML-format og leverer den til den offentlige institutions system).

PennaPay understøtter i øjeblikket EAN-køberreferencefeltet, så dine fakturadata er komplette og klar. Direkte Peppol-netværksleverance er på vores køreplan — vi annoncerer, når det er tilgængeligt.

Praktisk arbejdsgang til offentlig fakturering i dag

1. Bekræft EAN-nummeret og eventuel ordre-/rekvisitionsreference hos din kontaktperson ved den offentlige institution, inden du starter arbejdet.
2. Byg din faktura i PennaPay — angiv EAN-nummeret i køberreferencefeltet og inkluder ordrehenvisningen i linjebeskrivelsen eller som en note.
3. Download PDF'en og afklar med institutionen, om de accepterer PDF-levering pr. e-mail, eller om de har brug for en Peppol-rutet XML-fil fra en certificeret adgangspunktsudbyder.
4. Kræves Peppol-XML, skal du bruge en certificeret dansk adgangspunktsudbyder som Unisys, Tradeshift eller lignende. Eksporter dine fakturadata fra PennaPay som CSV for at fuldføre indsendelsen.